راهکارهای مؤثر IT

یکی از مهم ترین چالش های اهالی فناوری اطلاعات هم راستایی فرآیند ها و اهداف IT با فرآیندهای کسب و کار سازمان بوده است. طبق تحقیقات به عمل آمده حتی برخی امکان انجام این موضوع را نشدنی دانسته اند. اما تاریخ انتشار عمده تحقیقات منفی در مورد این موضوع به دهه ۹۰ میلادی بر می گردد و امروز شاهد راهکارهای مختلفی برای پوشاندن جامه عمل به این مطلب هستیم.

همسویی برنامه های فناوری اطلاعات با توسعه کسب و کار می تواند تاثیر فراوانی در کاهش هزینه ها، خلق مزیت رقابتی، تقویت فرهنگ نوآوری، افزایش انعطاف پذیری و پاسخگویی سازمان، پیشبرد و بهبود کیفیت، گسترش خدمات مشتریان، توسعه و بهبود ارتباطات داشته باشد.

راهکارهای مطروحه را می توان به چهار دسته کلی تقسیم کرد.

رویکرد اول استفاده از IT با دید محدود است. در این راهکار استراتژی کسب و کار بدون توجه به حوزه فناوری اطلاعات طراحی می شود. زیر ساخت ها و فرآیند های سازمانی (ساختار کسب و کار) نیز به همین ترتیب و بر اساس استراتژی کسب و کار طراحی می شوند و در نهایت زیر ساخت ها و فرآیندهای اطلاعاتی (ساختار IT) از حوزه IT مطالبه می شوند. این راهکار بدترین رویکرد به فناوری اطلاعات است. در حقیقت در این رویکرد حوزه IT محدود به خودکار سازی (اتوماسیون) برخی از فرآیندها می شود. متأسفانه هنوز شاهد استفاده از این نگرش در بسیاری از سازمان ها هستیم و علت کاهش بهره وری علیرغم هزینه های سنگینی که در حوزه IT می شود همین عامل است.

رویکرد دوم بهره گیری از پتانسیل های IT می باشد. در این راهکار پس از طراحی استراتژی کسب و کار آن را به حوزه IT ارائه می کنند تا حداکثر استفاده از پتانسیل فناوری اطلاعات در عملیاتی کردن مدل کسب و کار بشود. در این روش ساختار کسب و کار و فرآیندهای سازمانی بر اساس حداکثر سرویس های حوزه IT طراحی و پیاده سازی می شوند.

رویکرد سوم بهره گیری از پتانسیل های مزایای رقابتی IT است. آمازون، یاهو و صدها نمونه مشابه زاده این طرز نگرش به حوزه فناوری اطلاعات هستند. در این راهکار استراتژی فناوری اطلاعات سازمان قبل از استراتژی کسب و کار ارائه می گردد و در تعیین استراتژی کسب و کار کلیه امکانات، ایده های خلاقانه و فرصت های IT  که بعضاً منجربه ایجاد کسب و کارهای جدید و کارآفرینی می شوند، دیده می شود. سپس ساختار و فرآیندهای سازمانی طراحی می شوند.

در رویکرد چهارم که جنبه مدیریت IT دارد و  در مدیریت سرویس های IT کاربرد دارد،  بر اساس استراتژی IT زیر ساخت ها و فرآیندهای سیستم های اطلاعاتی ایجاد و نگهداری می شوند تا بدین طریق سرویس های مورد نیاز ساختار و فرآیندهای کسب و کار همواره برقرار باشند.

جهت درک بهتر این راهکارها پیشنهاد می کنم به این تصویر مراجعه کنید. راهکارهای ارائه شده بر اساس نحوه اولویت بندی پرداختن به موضوعات زیر است :

• استراتژی کسب و کار
• ساختار کسب و کار
• ساختار IT
• استراتژی IT

رویکرد سازمان ها به حوزه فناوری اطلاعات باید رویکردی ترکیبی باشد. رویکرد آخر در تمام سازمان هایی که واحدی با نام IT دارند به خودی خود اجرا می شود، سازمان ها ضمن اجتناب از رویکرد اول، بسته به موقعیت، حوزه فعالیت و دیگر پارامترها می توانند با ترکیب مناسب رویکردهای دوم تا چهارم حداکثر بهره وری را از حوزه IT خود داشته باشند.

BizAgi Process Modeler نرم افزاری رایگان جهت تهیه مدل فرآیند های کسب و کار با BPMN می باشد.

BizAgi Business Process Modeler

محیط کاربر پسند این نرم افزار، امکان صادر کردن (Export) مدل به نرم افزارهای دیگر (مانند : Sharepoint و Visio) و رایگان بودن آن دلایل خوبی جهت انتخاب آن هستند.

همچنین شما می توانید با خرید نسخه BPM Suite Xpress پس از تهیه مدل، از طریق دکمه Run Process فرآیند خود را در اجرا مشاهده کنید و یقیناً انتخاب خوبی برای دمو کردن مدل برای مخاطبان می باشد.

پیشنهاد می کنم حتماً این برنامه را امتحان کنید. شما می توانید آن را از طریق لینک زیر دریافت کنید. همچنین لینک ویدئو های آموزشی آن را دریابید.

• Free Download Modeler | 27MB
• Video tutorials

مدل کردن فرآیندهای کسب و کار (و یا فرآیندهای سازمانی) یکی از ابتدایی ترین گام های حرکت به سمت بهینه سازی آنهاست. هدف از مدل کردن فرآیندها به نوعی مستند سازی روند انجام اموری است که به هر شکل سازمان در آن دخیل است.

وجود یک زبان مشترک و استاندارد به منظور مدل کردن فرآیندها کمک می کند تا این مستندات در شرایط زمانی و مکانی مختلف کارایی خود را از دست ندهند.

BPMN مخفف عبارت  Business Process Modeling Notation استانداردی است جهت تدوین دیاگرام فرآیند های کسب و کار. BPMN  شامل مجموعه ای از اشکال گرافیکی (هندسی) می باشد که مبتنی بر نمودار گردشی (flowchart) توسعه یافته اند. هدف اصلی BPMN فراهم نمودن مدلی است قابل فهم برای تمام افرادی که در کسب و کار سازمان دخیل هستند، مانند سهامداران، مدیران عالی، مشتریان و …

BPMN Process Example

منابع آموزشی مختلفی در مورد BPMN 2.0 در اینترنت یافت می شوند. من به شخصه معتقدم زمانی می توانیم برای یک سازمان راهکارهای IT ارائه کنیم که درک خوبی از فرایندهای آن سازمان داشته باشیم.

یرای مثال در صورتی که من درک خوبی از روند انجام پیگیری سفارش در سازمان داشته باشم می توانم آن را بصورت بهینه و شایسته تر در سیستم مدیریت روابط مشتریان پیاده سازی کنم. در واقع در این شرایط من می توانم در جهت بهبود کیفیت و افزایش بهره وری، محصول مؤثرتری تولید کنم که در آن کوتاه کردن مسیر فرآیند، کنترل هزینه، استفاده بهتر از نیروی انسانی و همچنین اطلاع رسانی بهتر به مشتری لحاظ شده باشد.

یکی دیگر از مهمترین مزایای مدل کردن فرآیند های سازمانی حفظ پیوستگی در تصمیم گیری های سازمان است. با وجود مدل مستند کسب و کار، پس از تغییرات احتمالی در تیم مدیریت، سازمان دچار سردگمی و احیاناً تغییرات عمده نمی شود. بلکه تیم مدیریت جدید جهت بهبود مدل قبلی تلاش خواهند کرد و اینگونه است که پیوستگی موفقیت و ثبات یک سازمان حتی پس از مرگ شخص اول آن ادامه دار می ماند.

مزیت دیگر عدم سردرگمی نیروهای انسانی جدید است. در صورت تغییر در پست های سازمانی و یا جذب نیروی جدید، به کمک این مدل آنها از سردگمی نجات خواهند یافت و دیگر نیازی نیست تا پس از گذشت یک ماه نیروی جدید درک خوبی از وظایفش و فرآیند عملکردش پیدا کند.

یقیناً افرادی که به UML  مسلط هستند (مخصوصاً نمودار گردش کار) سریع تر می توانند به قلب BPMN ورود داشته باشند ولی اگر با UML هم آشنایی ندارید مشکلی نیست. برخی از منابع را در ادامه برای شما لیست کردم. در آینده بیشتر راجع به BPMN و ابزارهای آن صحبت می کنیم و مثال های عملی از آن را خواهیم دید.

• BPMN In Wikipedia
• The BPMN 2.0 Poster
• BPMN Quick reference guide