راهکارهای مؤثر IT

مدل کردن فرآیندهای کسب و کار (و یا فرآیندهای سازمانی) یکی از ابتدایی ترین گام های حرکت به سمت بهینه سازی آنهاست. هدف از مدل کردن فرآیندها به نوعی مستند سازی روند انجام اموری است که به هر شکل سازمان در آن دخیل است.

وجود یک زبان مشترک و استاندارد به منظور مدل کردن فرآیندها کمک می کند تا این مستندات در شرایط زمانی و مکانی مختلف کارایی خود را از دست ندهند.

BPMN مخفف عبارت  Business Process Modeling Notation استانداردی است جهت تدوین دیاگرام فرآیند های کسب و کار. BPMN  شامل مجموعه ای از اشکال گرافیکی (هندسی) می باشد که مبتنی بر نمودار گردشی (flowchart) توسعه یافته اند. هدف اصلی BPMN فراهم نمودن مدلی است قابل فهم برای تمام افرادی که در کسب و کار سازمان دخیل هستند، مانند سهامداران، مدیران عالی، مشتریان و …

BPMN Process Example

منابع آموزشی مختلفی در مورد BPMN 2.0 در اینترنت یافت می شوند. من به شخصه معتقدم زمانی می توانیم برای یک سازمان راهکارهای IT ارائه کنیم که درک خوبی از فرایندهای آن سازمان داشته باشیم.

یرای مثال در صورتی که من درک خوبی از روند انجام پیگیری سفارش در سازمان داشته باشم می توانم آن را بصورت بهینه و شایسته تر در سیستم مدیریت روابط مشتریان پیاده سازی کنم. در واقع در این شرایط من می توانم در جهت بهبود کیفیت و افزایش بهره وری، محصول مؤثرتری تولید کنم که در آن کوتاه کردن مسیر فرآیند، کنترل هزینه، استفاده بهتر از نیروی انسانی و همچنین اطلاع رسانی بهتر به مشتری لحاظ شده باشد.

یکی دیگر از مهمترین مزایای مدل کردن فرآیند های سازمانی حفظ پیوستگی در تصمیم گیری های سازمان است. با وجود مدل مستند کسب و کار، پس از تغییرات احتمالی در تیم مدیریت، سازمان دچار سردگمی و احیاناً تغییرات عمده نمی شود. بلکه تیم مدیریت جدید جهت بهبود مدل قبلی تلاش خواهند کرد و اینگونه است که پیوستگی موفقیت و ثبات یک سازمان حتی پس از مرگ شخص اول آن ادامه دار می ماند.

مزیت دیگر عدم سردرگمی نیروهای انسانی جدید است. در صورت تغییر در پست های سازمانی و یا جذب نیروی جدید، به کمک این مدل آنها از سردگمی نجات خواهند یافت و دیگر نیازی نیست تا پس از گذشت یک ماه نیروی جدید درک خوبی از وظایفش و فرآیند عملکردش پیدا کند.

یقیناً افرادی که به UML  مسلط هستند (مخصوصاً نمودار گردش کار) سریع تر می توانند به قلب BPMN ورود داشته باشند ولی اگر با UML هم آشنایی ندارید مشکلی نیست. برخی از منابع را در ادامه برای شما لیست کردم. در آینده بیشتر راجع به BPMN و ابزارهای آن صحبت می کنیم و مثال های عملی از آن را خواهیم دید.

• BPMN In Wikipedia
• The BPMN 2.0 Poster
• BPMN Quick reference guide

یکی از مهم ترین اهداف فناوری اطلاعات بهبود کیفیت بوسیله بهینه سازی فرآیند های سازمانی می باشد. گستردگی علوم فناوری اطلاعات باعث شده تا تأثیرات آن را در تمامی میادین و در بسیاری از فعالیت های سازمان ها شاهد باشیم.  مدیریت روابط با مشتریان، فروش و بازاریابی ، اطلاع رسانی شایسته و مدیریت نیروی انسانی تنها برخی از حوزه هایی است که فناوری اطلاعات برای بهبود آن ها راه حل های مؤثری ارائه کرده است.

پیش نیاز استفاده بهینه از فناوری اطلاعات وجود مدیریت سیستمی در سیستم مدیریتی سازمان است. قبل از آشنایی با مفهوم مدیریت سیستمی باید با مفهوم سیستم آشنا شویم.

سیستم مجموعه ای از اجزاست که با همکاری یکدیگر ورودی مشخصی را طی پردازش مشخص به خروجی مطلوب تبدیل می کند.

این ساده ترین و در عین حال جامع ترین تعریف سیستم (سامانه فارسی) می باشد. در مدیریت سیستمی ما سازمان را یک سیستم فرض می کنیم. سپس فرآیند های کسب و کار سازمان را توسط زبان مشخصی مدل می کنیم. در مدل کردن فرآیند ها نکات قوی تعریف سیستم باید حتماً لحاظ شوند. مانند : ورودی مشخص، نحوه پردازش (که یکی از مهمترین هاست) و خروجی مطلوب.

System Management Intro

پس از مدل کردن فرآیند ها مدیریت آن ها به مراتب ساده تر خواهد شد و البته فناوری اطلاعات آماده است تا فرآیند های مدل شده را بهینه کند. مدل کردن فرآیند ها مزایای دیگری نیز برای سازمان به همراه خواهد داشت که در آینده به آن ها خواهیم پرداخت.

در این وبگاه من سعی دارم تا مطالعات و تجربیاتم را در بهینه سازی این فرآیند ها با شما به اشتراک بگذارم. در این بین ابزارهایی را معرفی خواهیم کرد و نیز به بررسی موردی نمونه های حقیقی خواهیم پرداخت، در مورد مشکل، راه حل ها و تأثیرات آن راه حل ها بحث خواهیم کرد.